Die Implementierung eines ERP: vorbereitet sein ist die halbe Miete

Herzlichen Glückwunsch. Sie sind bereit, Ihr Projekt zu starten! Sie haben den Prozess der Suche nach dem richtigen Partner für Ihre digitale Transformation abgeschlossen – Sie haben eine lange Liste potenzieller Partner erstellt, eine gute Ausschreibung erarbeitet, eine Vorauswahl getroffen, Demos angefordert und Ihren Partner ausgewählt.

Aber wie geht das? Natürlich wird Drink-IT Sie anleiten und Ihnen wo nötig helfen, aber wenn Sie Ihr Projekt sorgfältig vorbereiten, wird die Implementierung reibungsloser verlaufen und die Qualität steigen. 

Ein Projekt braucht eine Projektmanagement-Methodik

Drink-IT implementiert Projekte nach der PRINCE2® Methodik (Project In Controlled Environments). Es ist eine der weltweit am häufigsten verwendeten Methoden für die Verwaltung von Projekten. Es handelt sich um eine strukturierte Projektmanagementmethode, die auf der Erfahrung aus Tausenden von Projekten und den Beiträgen unzähliger Projektsponsoren, Projektmanager, Projektteams, Wissenschaftler, Ausbilder und Berater beruht. PRINCE2 ist so allgemein gehalten, dass es auf jedes Projekt angewendet werden kann, unabhängig von dessen Umfang, Art, Organisation, Geografie oder Kultur. 

Die PRINCE2-Methode behandelt Projektmanagement mit vier integrierten Elementen: Prinzipien, Themen, Prozesse und Projektumgebung. In diesem Blog werden wir uns nur auf die Themen der PRINCE2-Methode konzentrieren. Die Themen beschreiben Aspekte des Projektmanagements, die während des gesamten Projekts kontinuierlich und parallel behandelt werden müssen. Um optimal und gut vorbereitet zu starten, gibt Ihnen Drink-IT einige grundlegende Einblicke in diese Themen im Zusammenhang mit Ihrem Startprojekt.  

Thema 1 - Business Case

Im Allgemeinen ist der Business Case bereits bekannt: „die Implementierung eines ERP-Projekts“. Dies ist jedoch zu allgemein, Sie sollten diesen Fall auf der Grundlage der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen in mehrere Teile unterteilen. Beantworten Sie diese Fragen für jede Abteilung, die mit Drink-IT beginnen wird:  

• Wie arbeiten wir jetzt? 
• Was läuft schief, oder wie hemmt uns unser Prozess jetzt? 
• Was sollte verbessert werden? 
• Wo wollen wir in Zukunft stehen? 
• Welchen Nutzen wollen wir aus dieser Implementierung ziehen? 

Die Antworten auf diese Fragen werden auch Ihren Mitarbeitern zugute kommen, die bedeutende Veränderungen durchlaufen. Sie werden erfahren, warum sie Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag durchlaufen. 

Das Drink-IT-Team kann bei der Dokumentation der Prozessabläufe behilflich sein. Es handelt sich um eine einfach anzuwendende Technik, die es Ihnen ermöglicht, Ihre täglichen Geschäftsprozesse zu visualisieren und Ihnen bei der Beantwortung der oben genannten Fragen zu helfen. 

Thema 2 - Organisation

Wenn Sie ein Projekt starten, müssen Sie ein internes Team für die Implementierung des Projekts zusammenstellen. Der erste Schritt ist die Ernennung eines Projektausschusses. Der Projektausschuss sollte aus mindestens 3 Mitgliedern bestehen:  

• Der Vorstand: Ein Mitglied Ihrer Organisation, das befugt ist, wichtige (auch finanzielle) Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Projekt zu treffen. 
• Senior Users: Verantwortlich für die Spezifizierung der Bedürfnisse derjenigen, die die Lösung nutzen werden. 
• Senior Supplier: Ein Vertreter des Drink-IT Management Teams, der für die Qualität der gelieferten Produkte und Dienstleistungen verantwortlich ist.  

Der nächste Schritt ist die Zusammenstellung des Projektteams. Erstellen Sie eine Liste aller Stakeholder, die von dem Projekt beeinflusst werden, und legen Sie ihre Rolle im Projekt fest:  

• Teamleiter  
• Hauptnutzer 
• Endbenutzer 

Es wird Beteiligte geben, die von den Ergebnissen des Projekts betroffen sind, aber keine aktive Rolle bei der Implementierung spielen (Lieferanten, Dritte, ...). Vergessen Sie nicht, sie auf Ihre Liste zu setzen, da sie informiert werden müssen. 

Jede Rolle bringt Verantwortung mit sich. Notieren Sie für jede Person, in welche RACI-Kategorie sie passt: 

• Responsible: Die Person(en), die mit der eigentlichen Arbeit betraut ist/sind. Sie sind der rechenschaftspflichtigen Person (Accountable) unterstellt. 
• Accountable: Die Person, die für die Genehmigung der geleisteten Arbeit verantwortlich ist. Dies kann nur eine Person sein. In vielen Fällen sind der Rechenschaftspflichtige (Accountable) und der Verantwortliche (Responsible) dieselbe Person. 
• Consulted: Die Person(en), deren Meinung vor der Unterzeichnung des Dokuments eingeholt werden muss. 
• Informed: Die Person(en), die über getroffene Entscheidungen und durchgeführte Arbeiten informiert werden muss/müssen. 

Thema 3 - Qualität

Im Business Case haben Sie definiert, welchen Nutzen das Projekt für Ihr Unternehmen bringen soll. Aber es ist auch wichtig, messen zu können, ob diese Ziele erreicht werden. Der Zweck des PRINCE2®-Qualitätsthemas besteht darin, die Mittel zu definieren und zu implementieren, mit denen Ihr Team überprüft, ob die Lösung geeignet ist, um die geplanten Ziele zu erreichen. Sie sollten über ein „System“ nachdenken, um das Qualitätsniveau der Implementierung zu bewerten, zu überwachen und zu qualifizieren. So können Sie die Implementierung ganzheitlich bewerten, anstatt sich auf Probleme zu konzentrieren, die auf dem Weg zur Implementierung auftreten. 

Thema 4 - Planung

Ein wichtiges Thema in Projekten!  

Der Zweck der Planung besteht darin, die Kommunikation und Kontrolle zu erleichtern, indem die Mittel zur Durchführung des Projekts festgelegt werden (das Wo und Wie, durch wen, und die Schätzung des Wann und Wieviel). Das ist eine Aufgabe, die sich bis zum Abschluss des Projekts durchzieht, und muss regelmäßig überprüft und angepasst werden, um der Dynamik des Projekts gerecht zu werden.  

Die Planung wird immer in Zusammenarbeit zwischen Ihrem internen Projektleiter und dem Drink-IT-Projektmanager erfolgen. Die Arbeits- und Zeitplanung Ihrer Teammitglieder hat Auswirkungen auf deren tägliche Aufgaben. Prüfen Sie, wie Sie Zeit für die Arbeit an dem Projekt gewinnen können, indem Sie die täglichen Aufgaben auf andere Kollegen übertragen, Aushilfskräfte einstellen usw. 

Thema 5 - Risiken

Jedes Projekt birgt Risiken. Denken Sie daran, dass es einen Unterschied zwischen Risiken und Problemen gibt.  

Beides sind Ungewissheiten. Ein Risiko ist allerdings ein Problem, das vorhersehbar ist.  

Wenn Sie sich auf mögliche Risiken vorbereiten, ist es einfacher, wenn diese Risiken zu tatsächlichen Bedrohungen für das Projekt werden. Erstellen Sie eine Übersicht über alle potenziellen Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind und geben Sie die Wahrscheinlichkeit an, dass das Risiko zu einem Problem wird, sowie die Auswirkungen dieses Problems. Wenn möglich, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um das Risiko zu mindern. Der Projektmanager von Drink-IT wird Sie bei diesem Prozess unterstützen. 

Ein Beispiel: Ein Risiko, mit dem alle Projekte konfrontiert sind, ist die Frage „Was passiert, wenn ein Teammitglied das Projekt während der Implementierung verlässt?“. Die Implementierung dauert manchmal mehrere Monate, so dass es durchaus sein kann, dass z. B. Teammitglieder das Unternehmen verlassen.  

Eine mögliche Abhilfemaßnahme könnte darin bestehen, mehrere Mitarbeiter pro Abteilung einzusetzen, um sicherzustellen, dass das Fachwissen und die Schulungen nicht verloren gehen, wenn ein Schlüsselmitarbeiter aus dem Projekt „entfernt“ wird. 

Thema 6 - Veränderung

Die Implementierung eines ERP ist eine Reise, kein Ziel. Es handelt sich um eine Veränderung auf zwei wichtigen Ebenen. Für viele Kollegen wird sich dadurch die Arbeitsweise ändern und wie bei jeder Veränderung haben manche mehr Schwierigkeiten, sich an den Wandel anzupassen als andere. Das Änderungsmanagement sollte ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen, wenn Sie mit der Implementierung einer ERP-Lösung beginnen und Sie müssen sicherstellen, dass Sie Zeit und Maßnahmen einplanen, um diese Änderung greifbar zu machen.  

Die andere Ebene des Wandels sind die Änderungen des Umfangs. Während der Vorprojektphase wurde der Umfang definiert und Ihre Sichtweise, wie Ihre Prozesse in Drink-IT implementiert werden sollen, in der Projektcharter festgelegt. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass sich während der Implementierung Änderungen an diesem Umfang ergeben werden. Zur Vorbereitung auf diese Art von Veränderungen ist es ein guter Ansatz, bereits jetzt eine „Entscheidungsstruktur“ für diese Veränderungen zu definieren. Bis zu welcher Grenze kann das Projektteam Entscheidungen treffen? Welche davon müssen von der Exekutive genehmigt werden? Welche vom Unternehmen? Richten wir ein Change Approval Board ein? Wer gehört zu diesem Board?  

Die Beantwortung solcher Fragen vor Beginn der Implementierung macht die Bewältigung der Veränderungen effizienter und weniger zeitaufwändig. 

Thema 7 - Fortschritt

Das letzte (aber nicht unbedeutendste) PRINCE2®-Thema betrifft den Fortschritt. Zusammen mit dem Thema „Qualität“ gibt Ihnen das Thema „Fortschritt“ Aufschluss darüber, wie sich Ihr Projekt seinem Ziel nähert. Stimmen Sie mit Ihrem Team und dem Drink-IT-Projektleiter ab, wie die Fortschritte berichtet und überwacht werden sollen. Welche Instrumente stehen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung, um die Fortschritte zu messen und zu berichten? Das Thema Fortschritt ist natürlich wichtiger und zutreffender, nachdem die Implementierung begonnen hat, aber diese Fragen ermöglichen es Ihnen, gut vorbereitet in die Startphase des Projekts zu gehen. 

Fazit 

Wenn Sie diese sieben Themen in geordneter Weise berücksichtigen, sind Sie gut vorbereitet, um mit der Implementierung zu beginnen!  

Da Sie Drink-IT als Ihren Implementierungspartner gewählt haben, wird Ihnen ein Projektmanager zur Seite gestellt. Diese Person wird Sie dank ihrer umfassenden Kenntnisse der Getränkeindustrie und der Projektmethodik bei dieser Vorbereitung begleiten. Der Titel dieses Blogs lautet „Vorbereitet sein ist die halbe Miete“. Nach der Vorbereitung ist es noch ein weiter Weg, aber niemand wird bezweifeln, dass es immer besser ist, vorbereitet an den Start zu gehen!